Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten

Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten – Webmaster.de Hilfe Guide

Schritt für Schritt, wie Sie die Abwesenheitsnotiz in Outlook aktivieren – auf dem PC, im Web und sogar am Smartphone. Sie erfahren außerdem, worauf Sie inhaltlich achten sollten und was rechtlich gilt.

Was ist eine Abwesenheitsnotiz in Outlook?

Eine Abwesenheitsnotiz, auch Out-of-Office-Nachricht oder Auto-Reply genannt, ist eine automatische Antwort auf eingehende E-Mails. Sobald diese Funktion aktiv ist, erhält jeder Absender – intern oder extern – einmalig eine vordefinierte Nachricht mit Informationen über Ihre Abwesenheit.

Outlook am PC: Abwesenheitsnotiz in wenigen Schritten einrichten

Dieser klassische Weg funktioniert mit Microsoft Outlook 2016, 2019, 2021 und Microsoft 365 für Windows.

🔧 So geht’s:

1. Outlook starten
2. Oben links auf die Registerkarte „Datei“ klicken
3. Im Bereich „Informationen“ wählen Sie „Automatische Antworten (Abwesenheitsassistent)“
4. Aktivieren Sie „Automatische Antworten senden“
5. Optional: Zeitraum definieren → Start- und Endzeit Ihrer Abwesenheit festlegen
6. Schreiben Sie Ihre Nachricht für:
   • Innerhalb meiner Organisation
   • Außerhalb meiner Organisation
7. Mit „OK“ bestätigen

📋 Beispiel für eine professionelle Abwesenheitsnotiz:

Betreff: Abwesenheitsnotiz
Vielen Dank für Ihre E-Mail.
Ich bin bis einschließlich [Datum] nicht erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Vertreter + Kontaktdaten].
Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr bearbeiten.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Outlook ohne Exchange: Abwesenheitsnotiz per Regel

Wenn Sie ein IMAP- oder POP-Konto nutzen (z. B. GMX, Web.de, Gmail über Outlook), gibt es keine native Abwesenheitsfunktion, aber einen alternativen Weg:

🛠️ So funktioniert es:

1. Vorlage erstellen:
   • Neue E-Mail verfassen → gewünschten Text eingeben
   • Datei > Speichern unter > Outlook-Vorlage (*.oft)
2. Regel erstellen:
   • Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten
   • Neue Regel > „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“
   • Aktion: „Antwort mit bestimmter Vorlage“ wählen
   • Vorlage auswählen, speichern

⚠️ Wichtig: Outlook muss während Ihrer Abwesenheit geöffnet sein, damit die Regel funktioniert.

Outlook im Browser (Outlook Web App – OWA)

Auch über den Browser können Sie Ihre Abwesenheitsnotiz einrichten – besonders praktisch für unterwegs.

📱 Schritt-für-Schritt im Web:

1. https://outlook.office.com aufrufen
2. Rechts oben auf das Zahnrad-Symbol (⚙️) klicken
3. Alle Outlook-Einstellungen anzeigen
4. Navigieren zu: E-Mail > Automatische Antworten
5. Option „Automatische Antworten aktivieren“ wählen
6. Nachricht für interne und externe Kontakte eingeben
7. Zeitraum setzen (optional) > Speichern

Outlook Abwesenheitsnotiz am Smartphone einrichten (iOS & Android)

Auch mit der Outlook-App lässt sich die Abwesenheitsnachricht aktivieren – ideal, wenn Sie spontan unterwegs sind.

📱 So geht’s in der Outlook-App:

1. Öffnen Sie die Outlook-App
2. Tippen Sie auf Ihr Profilbild oben links
3. Wählen Sie das gewünschte Konto aus
4. Tippen Sie auf „Automatische Antworten“
5. Nachricht eingeben, ggf. Zeitraum setzen
6. Aktivieren > Speichern

Hinweis: Die Funktion steht nur für Exchange- oder Microsoft 365-Konten zur Verfügung. Bei IMAP-/POP-Konten ist sie oft nicht vorhanden.

 Inhalt: Was gehört in eine gute Abwesenheitsnotiz?

🔑 Inhaltliche Empfehlungen:

📝 Beispiel für interne Absender (Kollegen):

Hallo,
ich bin bis einschließlich [Datum] nicht im Büro. Bei dringenden Anfragen wendet euch bitte an [Vertreter].
Vielen Dank!

📨 Beispiel für externe Geschäftspartner:

Sehr geehrte Damen und Herren,
ich bin aktuell nicht erreichbar und werde Ihre Nachricht ab dem [Datum] beantworten.
In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte meine Vertretung: [Name, E-Mail, Telefon].
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
 

Rechtliche Hinweise für geschäftliche Abwesenheitsnotizen

Es ist wichtig, dass geschäftliche Abwesenheitsnotizen alle erforderlichen rechtlichen Informationen enthalten. Hier sind einige Elemente, die in Ihre geschäftliche Abwesenheitsnotiz aufgenommen werden sollten:

• Ihr vollständiger Name und Ihre Position
• Der Name und die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens
• Kontaktinformationen eines Vertreters, der während Ihrer Abwesenheit kontaktiert werden kann
• Ein Hinweis darauf, dass vertrauliche Informationen nicht per E-Mail gesendet werden sollten

Hinzufügen von HTML und Bildern in die Abwesenheitsnotiz

Sie können auch HTML und Bilder in Ihre Abwesenheitsnotiz einfügen, um sie professioneller und ansprechender zu gestalten. Hier ist ein einfaches Beispiel: