Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten – Webmaster.de Hilfe Guide
Eine automatische Abwesenheitsnotiz in Microsoft Outlook zu erstellen, ist heutzutage eine begehrte Fähigkeit. Das Einrichten dieser Funktion ist nicht nur praktisch, sondern auch notwendig. Denn es ist höflich, anderen mitzuteilen, wenn man nicht erreichbar ist. Indem man eine bessere Benutzererfahrung auf verschiedenen Outlook-Plattformen bietet, schafft Microsoft eine benutzerfreundliche Umgebung. Dieser Artikel bietet Ihnen eine einfache und schrittweise Anleitung zur Einrichtung der Abwesenheitsnotiz in verschiedenen Outlook-Versionen wie Outlook 365 und in der Outlook-App.
I. Erstellen einer Abwesenheitsnotiz in Outlook
- Outlook starten: Öffnen Sie Microsoft Outlook auf Ihrem Computer.
- Datei auswählen: Klicken Sie auf „Datei“, das sich auf der linken Seite des Bildschirms befindet.
- Optionen auswählen: Wählen Sie „Automatische Antworten“ aus.
- Konfiguration festlegen: Wählen Sie den Zeitraum Ihrer Abwesenheit und formulieren Sie die gewünschte Nachricht. Beachten Sie dabei die möglichen Empfängerkreise (innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation).
Vorlagen für eine Abwesenheitnotiz
Abwesenheitsnotiz Vorlage 1: Urlaub
Betreff: Abwesenheit aufgrund von Urlaub
Nachricht: Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin derzeit bis [Datum] im Urlaub und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name und Kontakt der Vertretung].
Abwesenheitsnotiz Vorlage 2: Krankheit
Betreff: Abwesenheit aufgrund von Krankheit
Nachricht: Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin derzeit krankgeschrieben und kann Ihre Nachricht nicht sofort beantworten. Ich werde mich so schnell wie möglich nach meiner Rückkehr bei Ihnen melden. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name und Kontakt der Vertretung].
II. Outlook 365 Abwesenheitsnotiz einrichten
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Office 365 Portal öffnen: Loggen Sie sich in Ihr Office 365-Konto ein und wählen Sie den Outlook-Dienst.
- Einstellungen eingeben: Klicken Sie auf das Einstellungs-Icon in der oberen rechten Ecke und wählen Sie im Dropdown-Menü „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“.
- Konfiguration anpassen: Wählen Sie den Tab „E-Mail“ und danach „Automatische Antworten“. Hier können Sie den gewünschten Zeitraum und die Nachricht für Ihre Abwesenheitsnotiz angeben.
Tipp:
In Outlook 365 können Sie separate Nachrichten für interne und externe Kontakte erstellen. Dies ist besonders nützlich, um spezifische Informationen nur an Kollegen weiterzugeben.
III. Abwesenheitsnotiz in der Outlook-App
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Outlook-App öffnen: Starten Sie die App auf Ihrem Smartphone.
- Einstellungen aufrufen: Klicken Sie auf Ihr Profilbild oder auf das Menü-Icon und wählen Sie „Einstellungen“.
- Automatische Antworten: Unter dem Menü „E-Mail“ finden Sie den Punkt „Automatische Antworten“. Wählen Sie es aus und setzen Sie die gewünschte Konfiguration.
Hinweis:
Die Konfiguration der Abwesenheitsnotiz in der Outlook-App ist besonders praktisch für unterwegs, wenn Sie spontan verreisen müssen und keine Zeit haben, Ihren Computer zu nutzen.
Rechtliche Hinweise für geschäftliche Abwesenheitsnotizen
Es ist wichtig, dass geschäftliche Abwesenheitsnotizen alle erforderlichen rechtlichen Informationen enthalten. Hier sind einige Elemente, die in Ihre geschäftliche Abwesenheitsnotiz aufgenommen werden sollten:
- Ihr vollständiger Name und Ihre Position
- Der Name und die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens
- Kontaktinformationen eines Vertreters, der während Ihrer Abwesenheit kontaktiert werden kann
- Ein Hinweis darauf, dass vertrauliche Informationen nicht per E-Mail gesendet werden sollten
Hinzufügen von HTML und Bildern in die Abwesenheitsnotiz
Sie können auch HTML und Bilder in Ihre Abwesenheitsnotiz einfügen, um sie professioneller und ansprechender zu gestalten. Hier ist ein einfaches Beispiel:
html
Code kopieren
Betreff: Abwesenheit vom [Startdatum] bis [Enddatum]
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich bin ab dem [Startdatum] bis zum [Enddatum] nicht im Büro und habe während dieser Zeit keinen Zugriff auf meine E-Mails. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen [Name des Kollegen] unter [E-Mail-Adresse des Kollegen] oder telefonisch unter [Telefonnummer des Kollegen].
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen,
🖼️ Firmenlogo
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihr Unternehmen]
Fazit
Ganz gleich, ob Sie Microsoft Outlook auf Ihrem Computer, in Office 365 oder auf Ihrem Smartphone nutzen: Die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz ist einfach und unkompliziert. Denken Sie daran, dass eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz einen großen Unterschied in Ihrer Kommunikation machen kann. Sie informiert andere über Ihre Abwesenheit und bietet sogar die Möglichkeit, alternative Kontaktpersonen zu nennen.
Indem wir diese Nuancen des digitalen Zeitalters beherrschen, können wir nicht nur höflicher kommunizieren, sondern auch effektiver arbeiten. In dem Bewusstsein, dass die Menschlichkeit die Technologie prägt, können wir alle von diesen Techniken profitieren.
